Centre Médical AVICENNE
Gestion des dossiers patients, protocoles médicaux et résultats d'examens. Dossier chirurgical de M. Mamadou Condé — intervention cardiaque planifiée.
Le Centre Médical AVICENNE est un établissement de soins privé à Conakry avec 3 spécialités : cardiologie, chirurgie générale et pédiatrie. La directrice médicale, Dr. Aïssatou Kouyaté, crée l'espace NimbaVault pour centraliser les dossiers patients et les protocoles médicaux.
Centre Médical AVICENNE, secteur Santé, pays Guinée.Africa/Conakry et la langue Français.- Nommer clairement le service :
CMA – Cardiologie,CMA – Chirurgiepour éviter toute confusion entre spécialités. - Activer le watermark automatique sur les exports PDF de dossiers patients.
- Dr. Aïssatou Kouyaté — Directrice médicale, administratrice NimbaVault
- Alpha Camara — Responsable informatique, administrateur SI
- Dr. Ibrahima Bah — Chef de service chirurgie, référent dossiers opératoires
- Mariama Touré — Infirmière coordinatrice, gestion des soins
- Hawa Soumah — Secrétaire médicale, accueil et classement
M. Mamadou Condé, 58 ans, est admis pour une sténose aortique nécessitant une intervention chirurgicale planifiée. Son dossier sera géré par Dr. Ibrahima Bah avec l'appui de Mariama Touré pour les soins post-opératoires.
- Médecin référent — accès complet au dossier patient, création de protocoles, verrouillage
- Infirmier(e) — lecture dossier, ajout de notes de soins, pas de suppression
- Secrétaire médicale — création de dossiers, dépôt de documents administratifs, partage limité
- Admin SI — gestion des accès, pas d'accès aux données cliniques
- Aucun accès inter-services sans habilitation explicite : le personnel de pédiatrie ne voit pas les dossiers de cardiologie.
- Les résultats d'examens sensibles (VIH, psychiatrie) sont dans un dossier restreint accessible uniquement au médecin référent.
alpha.camara@avicenne.gn, rôle Admin SI.oumar.ba@avicenne.gn, rôle Médecin référent, service Chirurgie.ramata.toure@avicenne.gn, rôle Infirmier(e), service Chirurgie.hawa.soumah@avicenne.gn, rôle Secrétaire médicale.Chaque membre reçoit un lien d'invitation valable 48 heures. Pour le personnel soignant, préférer les adresses email professionnelles du centre.
Dr. Ba reçoit l'email d'invitation, clique sur le lien, crée son mot de passe (12 caractères minimum, majuscule + chiffre + symbole). Il complète son profil : spécialité Chirurgie cardiaque, numéro d'ordre médical GN-CM-0034.
Ramata s'inscrit avec le lien, choisit son profil infirmière, et configure une photo de profil pour faciliter l'identification dans les workflows de soins partagés.
- Modifier le rôle d'un membre (ex. promotion d'une infirmière en coordinatrice de soins).
- Suspendre temporairement l'accès d'un agent en congé longue durée.
- Supprimer un compte en cas de départ définitif — les documents restent rattachés à l'organisation.
- Consulter la liste des membres actifs par service.
M. Mamadou Condé est admis en consultation. Hawa Soumah ouvre son dossier dans NimbaVault avec la structure suivante :
CONDÉ_Ibrahima_2025— Dossier racine patient├── 01_Administratif— Pièce d'identité, bon de prise en charge, mutuelle├── 02_Antécédents— Historique médical, ordonnances passées├── 03_Imagerie— Échocardiographie, scanner thoracique├── 04_Protocole_Opératoire— Plan chirurgical, consentement éclairé└── 05_Suivi_Postop— Feuilles de soins, bilans biologiques
- Utiliser la convention
NOM_Prénom_ANNÉEpour tous les dossiers patients. - Définir les permissions dès la création : seule l'équipe de chirurgie (Dr. Ba, Ramata) a accès au dossier.
Dr. Ba téléverse l'échocardiographie (fichier DICOM converti en PDF, 8,4 Mo) dans 03_Imagerie. Il ajoute les métadonnées : Examen : Échocardiographie Doppler, Date : 2026-05-10, Résultat : Sténose aortique sévère (surface valvulaire 0,7 cm²).
Ramata dépose la feuille de soins pré-opératoires dans 05_Suivi_Postop avec le tag Pré-opératoire et une note : « Patient à jeun depuis 22h, tension 130/80, pas d'allergie connue. »
- Imagerie : PDF (DICOM exporté), JPEG haute résolution — jusqu'à 50 Mo par fichier.
- Rapports : PDF, DOCX — analyses biologiques, comptes-rendus opératoires.
- Formulaires : PDF signé — consentement éclairé, bon de prise en charge.
Dr. Ba rédige le protocole opératoire v1 (approche classique). Après concertation avec l'anesthésiste, il le modifie (approche mini-invasive) et charge la v2. NimbaVault conserve les deux versions avec horodatage.
La veille de l'opération, Dr. Ba verrouille le protocole opératoire final : clic droit > Verrouiller → motif « Protocole validé — intervention J-1 ». Pendant l'intervention, aucune modification n'est possible, même par l'admin.
- Dr. Ba déverrouille le protocole et y ajoute le compte-rendu opératoire dans
04_Protocole_Opératoire. - Le document verrouillé reste consultable en lecture par tous les membres autorisés.
Après l'intervention, Mariama Touré dépose quotidiennement les feuilles de surveillance (tension, température, saturation) dans 05_Suivi_Postop. Dr. Ba les consulte depuis son bureau et ajoute des annotations directement dans NimbaVault. Hawa Soumah est notifiée dès qu'un nouveau document est ajouté au dossier.
- Notifications : alerte email + in-app lors d'un dépôt ou d'une modification.
- Annotations : commentaires sur un document sans modifier l'original.
- Activité : fil d'activité du dossier visible par tous les membres autorisés.
Dr. Ba part en congrès 3 jours. Dr. Aïssatou Kouyaté délègue temporairement son accès au dossier de M. Condé au Dr. Kadiatou Diallo (cardiologue de garde). La délégation est limitée : lecture + annotations uniquement, pas de modification du protocole opératoire.
Lecture + Annotation.2026-05-19.M. Condé présente une complication post-opératoire à 2h du matin. Le médecin de garde tape « Condé Ibrahima sténose » dans la recherche. NimbaVault retrouve instantanément le dossier et le compte-rendu opératoire grâce à l'indexation OCR des PDF.
- Rechercher par numéro de dossier patient, nom, ou contenu extrait des documents médicaux.
- Filtrer par service (
Chirurgie), type de document (Imagerie), ou période. - La recherche plein texte fonctionne dans les PDF scannés grâce à l'OCR intégré.
La compagnie d'assurance de M. Condé demande le compte-rendu opératoire et le bon de sortie pour remboursement. Hawa Soumah génère un lien de partage sécurisé valable 5 jours, protégé par mot de passe, donnant accès uniquement à ces deux documents.
5 jours, activer Protection par mot de passe.- Ne jamais partager l'intégralité du dossier patient — toujours sélectionner les documents spécifiques.
- Le lien expire automatiquement et ne peut pas être réactivé.
NimbaVault enregistre chaque action sur le dossier : qui a consulté, modifié, téléchargé ou partagé un document, et à quelle heure exacte. Ce journal est immuable et exportable pour les inspections de l'autorité sanitaire.
- Marquer le dossier comme Clôturé → archivage automatique après 10 ans.
- Générer un export complet du dossier (PDF compilé) pour le dossier physique de sortie.
- Adresser le compte-rendu de sortie au médecin traitant via lien de partage sécurisé.
Accès total à tous les dossiers et services. Gestion des membres, des politiques et des exports d'audit.
Gestion technique de la plateforme. Aucun accès aux données cliniques des patients.
Accès complet au dossier de ses patients. Création, modification, verrouillage, partage.
Lecture du dossier patient, dépôt de notes de soins. Pas de suppression ni de modification des documents médicaux.
Création de dossiers administratifs, dépôt de documents d'accueil, génération de liens de partage limités.