SAHEL DEVELOPMENT FUND
Rapports de projet, preuves de dépenses et soumissions aux bailleurs internationaux. Rapport semestriel S1-2026 du projet EPS-2024 soumis à l'Union Européenne.
Le SAHEL DEVELOPMENT FUND (SDF) est une ONG internationale basée à Conakry, active dans les domaines de l'éducation, de la santé communautaire et du développement rural au Sahel. La Directrice exécutive, Aïcha Diallo, configure NimbaVault pour gérer les dossiers de projets bailleurs de fonds — en particulier les rapports financiers et narratifs exigés par l'Union Européenne.
SAHEL DEVELOPMENT FUND, acronyme SDF, secteur ONG / Développement international.Français (principal) + Anglais (rapports bailleurs).- Aïcha Diallo — Directrice exécutive, administratrice NimbaVault
- Boubacar Soumah — Responsable SI et base de données, administrateur technique
- Sékou Bangoura — Coordinateur de projet EPS-2024, référent rapport semestriel
- Mariama Konaté — Chargée de Suivi & Évaluation, collecte des données terrain
- Hawa Camara — Assistante administrative, gestion documentaire et liaisons bailleurs
Le projet EPS-2024 (Éducation et Protection Sociale au Sahel) est financé par la Direction générale de la Coopération internationale (DG DEVCO) de l'UE pour un montant de 1,2 M€. Le rapport semestriel S1-2026 doit être soumis avant le 30 juillet 2026.
- Directrice exécutive / Admin — accès total, validation finale, signature des rapports
- Coordinateur de projet — accès complet au dossier de son projet, création et verrouillage
- Chargée S&E — dépôt de données de suivi, accès aux rapports de son projet
- Assistante administrative — gestion documentaire, dépôt de pièces justificatives, partage bailleur
- Admin SI — administration technique, pas d'accès aux données financières confidentielles
boubacar.soumah@saheldf.org → rôle Admin SI.sekou.bangoura@saheldf.org → rôle Coordinateur de projet, projet EPS-2024.mariama.konate@saheldf.org → rôle Chargée S&E, projet EPS-2024.hawa.camara@saheldf.org → rôle Assistante administrative.Sékou reçoit l'invitation, crée son compte et renseigne son profil : fonction Coordinateur de projet EPS-2024, spécialisation Développement rural / Protection sociale. Il active les notifications pour être alerté dès qu'une pièce justificative est ajoutée au dossier.
Mariam configure l'accès depuis mobile (terrain sans bureau fixe) et vérifie que le mode hors-ligne fonctionne pour déposer des photos depuis les zones rurales avec connexion intermittente.
- Ajouter des consultants externes ponctuels (évaluateurs, auditeurs bailleurs) avec accès restreint et daté.
- Gérer les équipes terrain multi-pays avec des permissions par zone géographique.
- Archiver les comptes des volontaires en fin de mission sans supprimer leurs contributions.
EPS2024_Rapport-S1-2026_UE— Dossier racine├── 01_Rapport_Narratif— Avancement activités, résultats, indicateurs, difficultés├── 02_Rapport_Financier— État des dépenses S1, tableau de bord budgétaire├── 03_Pièces_Justificatives— Factures, contrats prestataires, relevés bancaires├── 04_Données_SE— Enquêtes terrain, photos, registres bénéficiaires└── 05_Communications_Bailleur— Échanges email avec DG DEVCO, demandes d'information
- Tagger le dossier UE/EPS-2024 S1-2026 pour le distinguer des rapports annuels et des autres projets.
- Définir Sékou Bangoura comme référent principal et Aïcha Diallo comme approbateur final.
De retour de mission au Haute-Guinée, Mariam téléverse depuis son mobile 47 photos de bénéficiaires (avec consentements signés) dans 04_Données_SE. Elle ajoute pour chaque lot de photos les métadonnées : Zone : Kindia, Activité : Formation agriculture durable, Date : 2026-04-22.
Hawa dépose les 23 factures du semestre dans 03_Pièces_Justificatives. NimbaVault extrait par OCR les montants, dates et fournisseurs des factures scannées — Sékou peut ensuite rechercher « 4 500 000 GNF » pour retrouver la facture correspondante sans parcourir tous les PDF.
Sékou rédige le rapport narratif v1 (brouillon interne). Aïcha y apporte des corrections substantielles sur la section résultats. Sékou charge la v2 avec les corrections intégrées et note dans le commentaire : « Révision suite observations Directrice – indicateur I3 corrigé ». L'UE peut demander à voir l'historique complet des versions.
J-7 avant la date limite UE, Aïcha valide et signe le rapport final. Sékou verrouille l'ensemble du dossier : Verrouiller le dossier → motif « Version finale soumission UE – 23 juillet 2026 ». Toutes les pièces sont figées, aucune modification possible.
- Vérifier que toutes les factures dépassant 5 000 € ont leur bon de commande correspondant.
- S'assurer que le rapport financier est équilibré (dépenses = demandes de remboursement).
- Confirmer que les données S&E incluent le nombre exact de bénéficiaires atteints.
Sékou partage le rapport narratif v2 avec Aïcha pour approbation finale. Aïcha annote : « Page 8 — préciser le nombre de ménages touchés par l'activité maraîchage ». Mariama ajoute les données manquantes depuis son rapport de terrain. Sékou intègre et charge la v3 finale.
Sékou est en mission au Mali pendant la phase de collecte finale. Aïcha délègue temporairement son rôle de coordinateur à Mariama pour 15 jours : accès en modification sur les dossiers 04_Données_SE et 01_Rapport_Narratif, lecture seule sur les pièces financières.
- Documenter toute délégation dans
05_Communications_Bailleuren cas de question de l'UE sur les signataires.
L'UE pose une question sur une facture de prestataire lors de l'audit de mi-parcours. Hawa cherche le nom du prestataire « Agro-Conseil Sahel » dans NimbaVault. La recherche OCR retrouve instantanément les 3 factures correspondantes dans 03_Pièces_Justificatives et le contrat dans 04_Données_SE.
- Filtrer par tag UE/EPS-2024 pour rester dans le périmètre du projet.
- Filtrer par type de document
Pièce justificativepour cibler les factures et relevés. - Rechercher par montant extrait par OCR : « 8 750 000 GNF » pour trouver une dépense spécifique.
Hawa génère un lien de partage sécurisé pour le gestionnaire de projet UE : accès en lecture seule au dossier complet EPS2024_Rapport-S1-2026_UE, valable 45 jours (durée d'examen UE), sans téléchargement individuel — seul le pack complet est proposé. Le lien est transmis via la messagerie officielle de la Commission.
45 jours — Permission : Lecture seule — Mot de passe : activé.05_Communications_Bailleur avec la date d'envoi.- Créer un accès temporaire pour l'auditeur mandaté par l'UE : lecture seule, 30 jours, documents financiers uniquement.
- Révoquer l'accès immédiatement après la fin de la mission d'audit.
Les bailleurs internationaux exigent de plus en plus une traçabilité complète des dépenses et des activités. NimbaVault peut démontrer : qui a déposé chaque pièce justificative, quand, et si elle a été modifiée après dépôt. Cette traçabilité est un argument fort lors des renouvellements de financement.
- Archiver le dossier avec statut
Soumis UE – juillet 2026. - Conserver en accès lecture pour les 7 années réglementaires de rétention UE.
Accès total à tous les projets. Validation et signature des rapports, gestion des accès bailleurs, export d'audit.
Administration technique de la plateforme. Aucun accès aux données financières et aux rapports bailleurs.
Accès complet au dossier de son projet. Création, modification, verrouillage. Lecture seule sur les données financières.
Dépôt de données de suivi et d'évaluation (photos, enquêtes, registres). Lecture du rapport narratif. Pas d'accès aux pièces financières.
Gestion documentaire complète, dépôt de pièces justificatives, génération de liens de partage pour les bailleurs.