SYATECH & CO AUDIT GROUP
Gestion des dossiers de mission d'audit légal, de la configuration initiale à la remise du rapport au client — mission fictive DAKAR SÉNÉGAL IMPORT-EXPORT SA (DSIE).
- Mariama Baldé — Associée Gérante (Admin)
- Abdoulaye Camara — Administrateur Système (Admin)
- Ibrahima Kouyaté — Auditeur Senior, responsable mission DSIE
- Fatoumata Diallo — Auditrice, collaboratrice mission
- Aïssatou Soumah — Assistante Administrative
L'organisation est le conteneur principal. Elle regroupe tous les collaborateurs, dossiers et paramètres de SYATECH & CO AUDIT GROUP dans un espace isolé et sécurisé.
Créer l'espace de travail du cabinet avant d'y inviter quiconque. C'est le socle sur lequel tout le reste est construit.
- Renseigner le nom officiel : SYATECH & CO AUDIT GROUP
- Télécharger le logo du cabinet
- Vérifier le plan souscrit (utilisateurs, quota de stockage)
- Déléguer l'administration opérationnelle à Abdoulaye Camara
Jour J — Mariama ouvre le compte NimbaVault du cabinet.
- Finalisez le nom officiel avant de continuer — il apparaît dans tous les journaux d'audit.
- Surveillez le quota régulièrement — les dossiers d'audit incluent des fichiers volumineux.
L'organigramme reproduit dans NimbaVault la structure réelle du cabinet sous forme d'unités hiérarchiques. Chaque collaborateur est rattaché à une unité — ce rattachement détermine ses droits d'accès par défaut.
- Unité racine : SYATECH & CO AUDIT GROUP
- Pôle Audit → Audit Légal, Audit Contractuel
- Pôle Expertise Comptable
- Pôle Conseil
- Administration & RH
Jour J — Abdoulaye structure le cabinet en pôles métiers.
- Faites valider la structure par l'Associée Gérante avant création — toute modification ultérieure affecte les droits de tous les membres rattachés.
Un rôle est un profil de permissions attribué aux collaborateurs. En plus des rôles système (Admin, Contributeur, Lecteur), le cabinet crée des rôles métier calés sur ses fonctions réelles.
- Associé Signataire — toutes permissions, validation finale, forçage déverrouillage
- Auditeur Senior — modification, versioning, verrouillage, partage externe limité
- Auditeur — modification et versioning, sans partage externe ni suppression
- Stagiaire — lecture seule
Jour J — Abdoulaye configure les profils IAM.
- Créez les rôles avant d'inviter — vous pourrez les assigner dès l'acceptation.
- Révisez les rôles annuellement ou à chaque évolution des normes ISA applicables.
Les politiques sont des règles organisationnelles automatiques : conservation minimale des dossiers, 2FA obligatoire, restriction de partage externe.
- Conservation Audit Légal : 10 ans (ISA 230 / ONECCA)
- Conservation Expertise Comptable : 7 ans
- 2FA obligatoire pour Associé Signataire et Auditeur Senior
- Expiration sessions inactives : 4 heures
Jour J — Mariama configure les gardes-fous réglementaires.
- Les politiques s'appliquent à tous, sans exception — elles ne peuvent pas être contournées au niveau d'un document individuel.
Les collaborateurs ne s'inscrivent pas librement — ils reçoivent une invitation nominative de l'administrateur, liée à leur adresse @syatech-audit.com, à usage unique.
J+1 — Abdoulaye invite l'équipe de la mission DSIE.
- Uniquement des adresses
@syatech-audit.com— jamais d'adresses personnelles. - Une invitation non acceptée après 7 jours peut être annulée et renvoyée.
Le collaborateur clique sur le lien d'invitation, choisit son mot de passe et confirme son adresse e-mail. Son compte devient actif.
J+1 — Fatoumata Diallo active son compte. Elle clique sur le lien, saisit un mot de passe fort, confirme son adresse e-mail. Son statut passe à "Acceptée". Abdoulaye peut désormais lui affecter ses rôles IAM (étape 08).
- Choisissez un mot de passe différent de vos autres accès professionnels.
- Si le lien a expiré, contactez Abdoulaye pour qu'il renvoie l'invitation.
Dès le compte activé, le collaborateur se connecte. Pour les profils Auditeur Senior et Associé, la 2FA est obligatoire dès la première connexion. Le profil (photo, nom) est ensuite complété.
J+1 — Ibrahima Kouyaté se connecte pour la première fois.
- Déconnectez-vous sur tout poste partagé — votre session ouverte engage votre responsabilité.
- En cas de perte de téléphone, contactez Abdoulaye immédiatement pour réinitialiser la 2FA.
Abdoulaye attribue les rôles IAM créés (étape 03) aux collaborateurs inscrits, et les rattache à leurs unités organisationnelles. C'est à ce moment que chaque collaborateur obtient ses droits fonctionnels précis.
J+2 — Abdoulaye finalise les accès.
- Révoquez les affectations immédiatement à chaque départ du cabinet.
- Vérifiez les affectations à chaque ouverture de mission.
Chaque mission d'audit a un dossier principal organisé en sous-dossiers qui reproduisent la structure du dossier de travail physique : Dossier Permanent, Programmes de Travail, Feuilles de Travail, Rapports, Correspondances.
J+3 — Ibrahim prépare le dossier DSIE.
- Convention de nommage :
[Client] — [Type] [Exercice]. - Créez la structure avant tout dépôt de fichier.
Le dépôt initial regroupe tous les documents nécessaires au démarrage : lettre de mission, balance d'ouverture, états financiers de l'exercice précédent, programmes de travail.
J+3 — Fatou dépose la balance générale reçue de DSIE.
Balance_DSIE_31122025.xlsx dans 03 — Feuilles de Travail.balance, DSIE, 2025.- Nommez les fichiers avant d'uploader :
[Type]_[Client]_[Date]. - Déposez les documents reçus par e-mail dans NimbaVault dans les 24h.
NimbaVault conserve toutes les versions successives d'un document. Quand Ibrahim dépose une version corrigée du rapport, la version précédente est archivée et reste consultable.
Semaine 3 — Mariama relit le rapport v1, Ibrahim intègre les corrections.
- Le commentaire de version est obligatoire — précisez ce qui a changé et pourquoi.
- Avant clôture, vérifiez que la version active de chaque document clé est bien la version finale validée.
Le verrouillage réserve la modification d'un document à un seul collaborateur pendant une période de travail active. Le document reste lisible par l'équipe.
Semaine 4 — Ibrahim rédige la version finale du rapport.
- Déverrouillez impérativement avant un déplacement ou congé.
- En cas d'urgence, seule Mariama peut forcer le déverrouillage — enregistré dans le journal.
Les accès croisés permettent à une unité d'accéder temporairement aux documents d'une autre, de façon contrôlée et limitée dans le temps.
Semaine 2 — Ibrahim a besoin du contrat de commissariat, conservé dans le Pôle Conseil.
- Documentez la raison de chaque accès croisé — justifie la consultation dans le journal d'audit.
La délégation transfère temporairement une permission spécifique à un autre collaborateur, sur un périmètre défini et pour une durée limitée.
Semaine 3 — Ibrahim part 5 jours chez le client à Conakry.
- Vous ne pouvez déléguer que des permissions que vous possédez vous-même.
Le moteur full-text avec OCR permet de chercher dans le contenu des documents — y compris les PDF scannés (confirmations bancaires, contrats papier numérisés).
Semaine 5 — Ibrahim consolide le dossier avant la revue finale. Il appuie sur ⌘K, tape "confirmation BICIGUI DSIE" et retrouve la confirmation bancaire de 2023 archivée dans l'exercice précédent, indexée par OCR.
- Utilisez des termes précis : numéros de compte, noms de banques, montants.
- La recherche respecte les droits — vous ne verrez jamais des dossiers auxquels vous n'êtes pas affecté.
NimbaVault génère des liens de partage sécurisés permettant à un destinataire externe (M. Alpha Soumah, DG DSIE) de consulter un document sans créer de compte. Lien limité dans le temps, protégé par mot de passe, chaque consultation enregistrée.
Semaine 6 — Remise du rapport à M. Alpha Soumah, DG de DSIE SA.
- Ne générez jamais de lien sans expiration. Durée recommandée : 7 à 30 jours.
Le journal d'audit est un registre immuable de toutes les actions : création, modification, verrouillage, partage, consultation, suppression. Chaque entrée porte le nom de l'auteur et l'horodatage précis.
Fin de mission — Mariama passe en revue le journal avant archivage.
- Le journal est immuable — personne ne peut modifier ou supprimer une entrée.
- Toute action sous délégation est tracée avec le nom du délégataire et du délégant.
Accès complet. Suppression, forçage déverrouillage, modification politiques, consultation de tous les journaux. Dans le cabinet : Mariama Baldé, Abdoulaye Camara.
Création, modification, versioning, verrouillage, partage. Dans le cabinet : Ibrahima Kouyaté, Aïssatou Soumah.
Consultation et téléchargement uniquement. Dans le cabinet : Stagiaires, collaborateurs en observation.
Rôles IAM personnalisés
- Associé Signataire — toutes permissions, validation finale
- Auditeur Senior — contribution complète + partage externe limité
- Auditeur — contribution sans partage externe ni suppression
- Stagiaire — lecture seule